3.向别人报告时,不宜将主观的意见及感情置入其中
。向别人报告时不该将自己的想法、过去的经验、感受等加入报告里面,应以第三者的立场,冷静地向对方提出报告。因为在报告中加入个人的想法及感情时,容易误导对方的判断,并有失报告的准确性。
例如,与自己不错的A先生及平时很少打招呼的B先生,在处理某件事情上都因故失败,在给科长的报告中,你会如何叙述?
对A先生,或许会写着:“科长,非常的抱歉。关于A先生所犯下的错误,我已采取了必要的措施。而其本人也已了解到事情的重要性,请多多包涵。”但对B先生写的报告,或许会与A先生有天壤之别:“科长,B先生竟没有完成交给他的任务,不知如何是好。”其实,这些都不是值得赞扬的方式。在提出报告时,自己应处于第三者的立场,以公正的态度提出报告,对于公司或自己的未来,都是有好处的。
4.必须具体
所谓具体,并非是将内容尽量地向对方解释,而是帮助对方了解重点所在。