从入门到专业,档案管理工作基本要求
档案管理工作对一家公司非常重要。但往往很多公司比较重视证照章的管理,而忽略对档案的管理。对于各类归档文件,往往存在“做得好没人称赞,做得不好没人提议”的窘境。
下面我将从实际操作的角度,谈谈行政管理人员如何做好公司的档案管理工作(以下的步骤均可根据实际情况调整先后顺序)。
一、建立一套符合公司业务需求的档案管理制度或流程
1.档案管理的制度和流程
建立档案管理规章制度的主要途径有两个,一是根据现有流程、表单等整合成档案管理制度,二是参考成熟企业或国家规范制定相关档案管理制度、表单及流程。
如果参考国家相关规范,档案管理相关制度的颗粒度可以细分如下内容。
《归档制度》《档案保管制度》《档案资料查阅利用制度》《档案鉴定销毁制度》《档案统计制度》《档案移交制度》《档案保密制度》《重大活动档案登记制度》《档案工作“三纳入”制度》《档案人员“四参加”制度》《档案室安全管理制度》《档案库房管理制度》《档案安全应急处置方案》《计算机档案信息网络应急处置方案》等。
但这些全部套用,其实没有任何意义,我们往往需要从档案的分类、归档、登记、保管、借阅及应急预案几个方面来考虑具体的规章制度、流程及表单。